各省、自治区、直辖市教育厅（教委），新疆生产建设兵团教育局,部属各高等学校：
高等学校外国留学生新生学籍电子注册是完善普通高等教育学历证书电子注册制度的一项重要工作。为适应我国外国留学生教育发展的需要，加强普通高等学校外国留学生招生行为监督管理，根据《教育部关于印发普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法的通知》（教学〔2007〕3号）和我部关于维护高校稳定大局，切实加强高等教育学籍学历管理有关工作的要求，我部决定对普通高等学校外国留学生接受学历教育的新生学籍和外国留学生学历证书统一实行电子注册，建立外国留学生学历生从入学到毕业的完整信息，供外国留学生和有关机构网上查询。
《普通高等学校外国留学生新生学籍和外国留学生学历证书电子注册试行办法》印发给你们，请遵照执行。该《办法》自2008年3月1日起试行。
委托国家留学基金管理委员会秘书处负责电子注册的有关具体工作。
留学基金管理委员会秘书处联系方式
联系人：来华事务部 骆正华；
电话： 66093940；传真：010-66093915；
地址：北京市西城区车公庄大街9号A3楼13层；
邮编：100044；
E-mail：zhluo@csc.edu.cn
附件：普通高等学校外国留学生新生学籍和外国留学生学历证书电子注册试行办法
教育部办公厅
二零零七年十一月二十二日
普通高等学校外国留学生新生学籍和外国留学生学历证书
电子注册实施办法
第一条 普通高等学校外国留学生新生学籍和外国留学生学历证书电子注册是政府运用现代技术手段对外国留学生招生行为实施监督管理，保证留学生培养质量的管理方式。根据《教育部关于印发普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法的通知》（教学[2007]3号）精神，制定本办法。
第二条 普通高等学校（以下简称学校）外国留学生学籍电子注册的对象为学校实施学历教育的留学生新生（以下简称新生）。
第三条 学校新生学籍和外国留学生学历证书电子注册工作统一归口由学校留学生主管部门负责。
第四条 新生学籍电子注册办法
（一） 学校必须严格按照国家有关规定招收新生，并应于新生注册报到工作结束后一个月内，由学校留学生主管部门将新生学籍电子注册信息数据（采用DBF格式，数据结构见附表一）上传至教育部学籍学历信息管理平台。学校登录教育部学籍学历信息管理平台的注册名由国家留学基金管理委员会秘书处（以下简称基金委）发送至各校留学生主管部门。
（二） 在华接受专科、本科、研究生学历教育的外国留学生，在汉语补习和预科教育阶段不做学籍电子注册，正式进入专业学习后，必须进行学籍电子注册。
（三） 春季入学新生学籍电子注册信息的受理时间截至当年的4月15日；秋季入学新生学籍电子注册信息的受理时间截至当年的10月15日。请学校务必在规定时间内上报新生电子注册信息，以保证新生学籍电子注册工作有序进行并及时对外提供查询。
（四） 在上报的信息数据中，每名学生在学历教育阶段只有一个学籍电子注册号，不得重复编号，注册号编码规则见附表二。
（五）信息数据中“国籍”一栏，请按照国家和地区标准名称填写（见附表六），如录入信息不符合要求，教育部学籍学历信息管理系统将不予接收。
（六）学生在学期间，如发生变更专业、改变学制、因故休学等学籍变动时，学校留学生主管部门须及时登录教育部学籍学历信息管理平台进行修改，确保学籍电子注册数据信息的实时和准确性。
（七）本项工作开展后，新生如无学籍电子注册信息，其学历教育部将不予承认。对于2008年以前入校的外国学历留学生，仍按学校原新生注册办法管理。
第五条 外国留学生学历证书电子注册办法
（一） 按照教育部国际合作与交流司《关于改革外国留学生学历证书管理办法的通知》（教外司来[2001]223号）规定，在向外国留学生颁发毕业证书（包括自行印制的证书）后60天内，学校应按“外国留学生学历证书电子注册数据库结构”（见附表三）将相关信息录入光盘并附学校公函向基金委申报注册。
（二）毕业证书编码规则见附表四。
（三）基金委负责将汇总的各校外国留学生毕业证书数据信息报教育部审核、备案后，在教育部学籍学历信息管理平台向社会公布，提供查询服务。
第六条 学历证书发放办法
学历证书发放办法仍按照教育部国际合作与交流司《关于改革外国留学生学历证书管理办法的通知》（教外司来[2001]223号）有关规定执行。凡需申领教育部印制的外国留学生高等教育学历证书的学校，请逐项认真填写《外国留学生毕业预报表》（见附件五），加盖学校公章后，报本地省级外国留学生工作主管部门审核并加盖其公章。学校最迟须在外国留学生毕业前60天，将经审核后的《外国留学生毕业预报表》报送基金委。基金委经与学校学籍电子注册信息核对无误后，向学校寄发毕业证书。
第七条 本《办法》自2008年3月1日起试行。
附表：一、外国留学生新生学籍电子注册数据上传表结构
二、外国留学生新生学籍电子注册号编码规则
三、外国留学生学历证书电子注册数据库结构
四、外国留学生学历证书电子注册号编码规则
五、外国留学生毕业预报表
六、国家和地区标准名称
附表一：
外国留学生新生学籍电子注册数据上传表结构
序号 |
字段名称 |
类型及长度 |
字段含义 |
是否 必填 |
字段说明 |
1 |
KSH |
C(18) |
学籍电子注册号 |
√ |
高校自行编制，编码规则见附表二 |
2 |
XH |
C(15) |
学号 |
|
|
3 |
XM |
C(24) |
姓名 |
√ |
|
4 |
XB |
C(2) |
性别 |
√ |
选填:男、女 |
5 |
CSRQ |
C(8) |
出生日期 |
√ |
八位日期格式yyyymmdd |
6 |
SFZH |
C(18) |
身份证号 |
√ |
外国留学生填写护照号 |
7 |
MZ |
C(24) |
民族 |
√ |
外国留学生填写国籍（请用标准的国家名称） |
8 |
ZYMC |
C(30) |
专业名称 |
√ |
|
9 |
CC |
C(12) |
层次 |
√ |
选填:专科、本科、硕士研究生、博士研究生 |
10 |
XXXS |
C(10) |
学习形式 |
√ |
填写：普通全日制 |
11 |
XZ |
C(3) |
学制 |
√ |
阿拉伯数字 |
12 |
RXRQ |
C(8) |
入学日期 |
√ |
新生的实际报到入学日期八位日期格式yyyymmdd |
13 |
FY |
C(10) |
费用类别 |
√ |
选填:奖学金、自费 |
14 |
BH |
C(24) |
基金委登记编号 |
|
|
注：“√”为必填项
说明：由于是高校自己上传，所以不需要再传院校代码和院校名称，用账号即可识别。
附表二：
外国留学生新生学籍电子注册号编码规则
1、学籍注册号使用阿拉伯数字，统一规范为18位。
2、各学校应按照以下规则自行编制：
1-4位为入专业学习年份；5-6位为入学方式码；7-11位为院校代码；12-13位为培养层次码；14-18位为顺序号
数据类别 |
入学方式码 |
层次代码 |
学籍注册号 |
专科生 |
P9 |
6 |
2008 P9 10001 06 00001 |
本科生 |
P9 |
5 |
2008 P9 10001 05 00001 |
硕士研究生 |
Y9 |
2 |
2008 Y9 10001 02 00001 |
博士研究生 |
Y9 |
1 |
2008 Y9 10001 01 00001 |
（以北京大学2008年新生为例，顺序号从00001开始）
附表三：
外国留学生学历证书电子注册数据库结构
序号 |
字段名称 |
类型及长度 |
字段含义 |
是否 必填 |
字段说明 |
1 |
KSH |
C(18) |
学籍电子注册号 |
√ |
高校自行编制，编码规则见附表二 |
2 |
XH |
C(15) |
学号 |
|
|
3 |
XM |
C(24) |
姓名 |
√ |
|
4 |
XB |
C(2) |
性别 |
√ |
选填:男、女 |
5 |
CSRQ |
C(8) |
出生日期 |
√ |
八位日期格式yyyymmdd |
6 |
SFZH |
C(18) |
身份证号 |
√ |
外国留学生填写护照号 |
7 |
MZ |
C(24) |
民族 |
√ |
外国留学生填写国籍（请用标准的国家名称） |
8 |
ZYMC |
C(30) |
专业名称 |
√ |
|
9 |
CC |
C(12) |
层次 |
√ |
选填:专科、本科、硕士研究生、博士研究生 |
10 |
XXXS |
C(10) |
学习形式 |
√ |
填写：普通全日制 |
11 |
XZ |
C(3) |
学制 |
√ |
阿拉伯数字 |
12 |
RXRQ |
C(8) |
入学日期 |
√ |
新生开始专业学习的实际报到入学日期，八位日期格式yyyymmdd |
13 |
BYRQ |
C(8) |
毕业日期 |
√ |
以毕业证书落款时间为准，八位日期格式yyyymmdd |
14 |
FY |
C(10) |
费用类别 |
√ |
选填:奖学金、自费 |
15 |
BH |
C(24) |
基金委登记号 |
|
政府奖学金生填写基金委登记号 |
16 |
BJYJL |
C(4) |
毕结业结论 |
√ |
选填:毕业、结业 |
17 |
ZSBH |
C(18) |
证书编号 |
√ |
电子注册号，高校自行编制，编码规则见附表四 |
注：“√”为必填项
说明：由于是高校自己上传，所以不需要再传院校代码和院校名称，用账号即可识别。
附表四
外国留学生学历证书电子注册号编码规则
1、学历证书电子注册号使用阿拉伯数字，统一规范为18位。
2、各学校应按照以下规则自行编制：
1-5位为学校代码；第6位为办学类型码；7-10位为毕业年份；11-12位为培养层次码；13-18位为顺序号
3、层次代码：专科生06 本科生05 硕士研究生02 博士研究生01
4、办学类型码：留学生9
数据类别 |
办学类型码 |
层次代码 |
证书电子注册号 |
专科生 |
9 |
06 |
10001 9 2008 06 000001 |
本科生 |
9 |
05 |
10001 9 2008 05 000001 |
硕士研究生 |
9 |
02 |
10001 9 2008 02 000001 |
博士研究生 |
9 |
01 |
10001 9 2008 01 000001 |
（以北京大学2008年毕业生为例，顺序号从000001开始）
